La chiave va lasciata in camera o alla reception?

Fiordicactus ci ha fornito un idea per un post su un aspetto dell'albergo che non ci sembra di aver ancora trattato, ossia: la gestione della chiave della camera.

Il tutto parte da un quesito: "Dove lasciare la chiave della camera: alla reception o la si porta sempre con sé?".

La risposta secca é semplice: ogni albergo si organizza in maniera diversa. Per sapere come gestire la chiave basta leggere il libretto informativo nella stanza o chiedere in reception.

I motivi che stanno dietro alla risposta secca si desumono da queste osservazioni:

La gestione classica delle chiavi impone che il cliente riporti SEMPRE la chiave in Reception. Difatti i portachiavi d'albergo classici sono volutamente grossi e pesanti. La cosa serve ad evitare che la chiave possa uscire dall'Hotel volutamente o per sbaglio, per evitare che qualcuno la perda o, peggio ancora, ne faccia fare una copia.
Questa gestione impone che vi sia sempre un portiere disponibile ad aprire la porta nelle ore notturne e crea molto imbarazzo quando si deve "inseguire" un cliente che va a farsi una passeggiata, "trattandolo come potenziale ladro" perché non si é ricordato di consegnare la chiave in reception.

La gestione "sciolta" delle chiavi permette all'ospite di portare la chiave sempre con sé. E'una soluzione nata inizialmente negli alberghi medio-piccoli. I portachiavi possono ancora essere grossi e pesanti per evitare che il cliente perda le chiavi troppo facilmente. Spesso la chiave permette anche l'ingresso in Hotel nelle ore notturne. Questa gestione ha il pregio di stressare meno l'ospite ma difetta in sicurezza ed aumenta i casi di chiavi perse o portate via per "souvenir" (NB: un portachiavi d'albergo personalizzato può costare facilmente 30-40 euro).

Per entrambi i tipi di gestione, in alcuni alberghi vi é l'abitudine di far lasciare all'ospite in partenza la chiave infilata nella serratura della propria stanza. Tale sistema funziona come il classico cartellino "non disturbare" poiché informa la donna delle pulizie che la camera é stata liberata. La donna delle pulizie riporterà poi le chiavi delle camere pulite in Reception. In questa maniera alla Reception sanno subito che se la chiave di una determinata stanza non é ancora stata restituita significa che deve ancora essere pulita. Oggigiorno però vi sono i telefoni di servizio ed altri sistemi elettronici che rendono questo sistema antiquato. Non sono rari nemmeno qui i casi di ospiti che non capiscono come gestire la cosa e lasciano la chiave in camera anziché nella serratura o che si portano via la chiave (volutamente o per sbaglio).

NOTA: La doppia chiave. La doppia chiave rappresenta spesso problemi per l'albergatore poiché già i clienti tendono a perdere la chiave unica e con due sarebbe peggio. Al momento della partenza del cliente, uno dei "punti fissi" dell'albergatore é assicurarsi che la chiave venga restituita. Capita spesso che qualche cliente le perda ed in questo caso bisognerà addebitargli la realizzazione di una nuova copia e soprattutto il nuovo portachiavi. Qualche volta vengono restituite da chi le ha trovate ma non capita sempre. In anni di attività, con migliaia di ospiti che son passati, lasciamo immaginare quale può essere la quantità di chiavi dell'albergo perse qua e là. Non fa piacere sapere che in giro per il mondo ci può essere qualcuno che ha le chiavi delle tue stanze e cambiare il cilindro ad ogni perdita di chiavi rappresenta ulteriori costi da caricare sul cliente che ha perso la chiave (che di solito non vuol ripagare nemmeno quella perché dice che tanto "l'albergo ne avrà decine di copie"). Raddoppiare il numero di chiavi perse, quindi, non é certo auspicabile.

La confusione di alcuni ospiti con le chiavi é stato uno dei fattori che hanno spinto a sviluppare la tecnologia delle serrature a schede.

Le schede perforate. Sono state sostituite quasi ovunque da quelle elettroniche ma in alcuni alberghi se ne possono trovare ancora. Ogni volta che cambia cliente la serratura elettronica viene modificata con una "combinazione" casuale.
Il nuovo cliente riceverà una scheda di plastica "bucherellata" affinché combaci con la nuova combinazione. Se perdesse o rompesse la scheda se ne può rifare una nuova all'istante. In teoria le schede nascono anche per non dover essere sempre restituite alla Reception. Tuttavia, poiché molti clienti tendono a perderla e perché a volte il costo delle schede di ricambio é ritenuto eccessivo, molti alberghi obbligano comunque il cliente a restituirla ogni volta in Reception. Spesso capita che proprio a causa del costo dei ricambi, l'albergo non cambi codice tutte le volte che cambia un ospite continuando ad usare sempre la stessa scheda, preferendola alla chiave classica solo a causa delle funzioni aggiuntive di cui parleremo riguardo alle schede elettroniche. Alcuni modelli, consumati dopo anni di utilizzo, tendono a non forare perfettamente le schede.

Le schede elettroniche funzionano concettualmente come quelle perforate, ma sono totalmente elettroniche e spesso hanno alcune caratteristiche aggiuntive: se l'albergo impone di restituirle ogni volta, alla partenza dell'albergo queste possono essere riprogrammate (e non bisognerà quindi comprare continuamente schede di plastica "vergini"). Proprio per questo motivo il costo della scheda elettronica "vergine" può essere DECISAMENTE più elevato rispetto a quelle in plastica da perforare ed anche in questo caso non é raro che alberghi adottino la soluzione della chiave elettronica che va sempre restituita e che viene continuamente riutilizzata. Vi sono alcune schede studiate per essere "usa e getta" ed altre fatte per essere usate in modo continuato. Proprio per questo motivo esistono alcuni tipi di scheda elettronica molto grosse ed ingombranti.

I modelli più moderni permettono di aprire la porta solo facendo "vedere" la scheda alla serratura, senza doverla inserire: ciò evita molti casi di schede spezzate o piegate!

Le schede possono essere utilizzate anche per tutta una serie di funzioni aggiuntive ma il loro numero varia a seconda di vari fattori:

1) Le serrature a scheda sono state installate DOPO che gli impianti della camera erano già stati realizzati o sono stati montati contemporaneamente "in modo che collaborino"?

2) All'epoca dell'installazione delle serrature a schede erano già presenti tutti gli impianti delle camere o alcuni (p.es. aria condizionata) sono stati installati successivamente e forse "non collaborano" con le schede?

3) Al momento dell'installazione delle serrature a scheda, l'albergo era in grado di affrontare economicamente l'installazione dell'impianto completo o si é dovuto limitare all'impianto base?

Facciamo l'esempio di un impianto moderno: il cliente entra in camera ed inserisce la scheda nell'apposito vano. Alla Reception vien segnalato che il cliente é in camera. Si riattiva la corrente elettrica ed é possibile accendere luci, radio, Tv e tutti gli apparecchi elettronici. Il cliente vuol accendere l'aria condizionata ma non può, dato che ha lasciato la finestra aperta: appena la chiuderà potrà avviare il condizionatore (in inverno avviene lo stesso col riscaldamento). Quando il cliente esce dalla camera, luce e tv si spengono così come il condizionatore (o si imposta al minimo) ed alla Reception vengono avvertiti che non c'é nessuno in camera. Con questo sistema le donne delle pulizie sanno sempre quali camere sono libere e quali occupate. Una volta pulita la camera, la donna delle pulizie digita un codice speciale dal telefono della stanza ed informa se la camera é stata pulita, se c'é bisogno di manutenzione o se vi sono altri problemi. Perché ciò avvenga é necessario che il vano della scheda sia connesso via cavo con le prese, con il condizionatore, con i punti luce, con la porta, con le finestre della stanza ed infine con la centralina alla Reception (ove vi sono anche la centralina telefonica, quella dell'allarme antincendio, la videosorveglianza e l'allarme antifurto). Bisogna quindi che l'intero impianto elettrico della stanza sia studiato apposta per funzionare assieme alla scheda. Esistono sistemi meno moderni che hanno bisogno di decine di cavi, così come esistono alternative più recenti a cui ne servono comunque, ma meno.

Con la presenza di queste funzioni aggiuntive si sta andando a perdere la possibilità di fare più copie per la stessa stanza (uno dei "pro" delle prime schede perforate), poiché in quel caso i clienti ne lascerebbero una sempre attiva, lasciando andare il condizionatore e la Tv anche se non c'é nessuno in camera, tenendosi l'altra solo per aprire la porta.

Laddove non ci sono impianti simili restano inalterati i problemi dei condizionatori accesi con le finestre aperte e delle luci e Tv accese con nessuno in camera.